Quando é melhor terceirizar

Gestores educacionais, fornecedores e especialistas em tecnologia apontam os prós e os contras de produzir sistemas internamente e contratar ferramentas do mercado

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A tecnologia evoluiu de forma extremamente rápida nas últimas décadas, conquistando espaço em todas as áreas de nossa sociedade. Antes um diferencial, hoje ela é um item essencial para a competitividade. Na área da educação superior, não é diferente. Da infraestrutura utilizada para o EAD aos sistemas adotados para gestão acadêmica, controle de biblioteca, departamento financeiro e compras, entre outros, a chamada TI (tecnologia da informação) é peça fundamental para o sucesso das instituições de ensino superior. “A tecnologia está presente de forma pervasiva nas IES. Seja na grande oferta de acesso a conteúdo oferecido ao aluno em ambiente digital, seja em uma série de sistemas que dão suporte à vida acadêmica. Na Fundação Getulio Vargas (FGV), por exemplo, tudo o que aluno faz, seja relacionado a pagamento ou matrícula em disciplina, para citar dois exemplos, acontece por meio do sistema Aluno Online”, destaca André Miceli, coordenador acadêmico e professor do MBA de marketing digital da FGV.

Mas, para atender às necessidades tecnológicas crescentes em uma instituição de ensino superior, qual é a melhor forma de lidar com o desenvolvimento dos sistemas? Terceirizar ou criar internamente seus softwares? Pesquisa realizada pelo Grupo de TI do Semesp com 87 IES mostra que os sistemas utilizados pelas instituições são, em sua maioria, desenvolvidos externamente. Mais de 60% dos respondentes afirmam que suas soluções de gestão de biblioteca, contabilidade e folha de pagamento, por exemplo, foram desenvolvidas por terceiros. Por outro lado, quase 40% dos gestores entrevistados afirmaram que seus programas para gestão acadêmica foram criados internamente.

“A decisão de adotar um aplicativo de mercado depende de cada IES e deve ser baseada num rigoroso processo interno de análise”, explica o consultor em tecnologia e gestão educacional César Fava, coordenador do Seminário de Tecnologia do Semesp. Segundo ele, esse processo deve envolver as áreas impactadas direta ou indiretamente, ser criteriosamente documentado, estabelecer critérios para a avaliação e especificar um plano de comunicação e treinamento. “O pior cenário é buscar um produto tendo como base apenas o custo. O melhor valor ou resultado financeiro é consequência de um processo bem construído”, destaca o especialista.

“Há atualmente empresas consagradas e eficientes, que já oferecem soluções prontas. Grandes investimentos em desenvolvimento, documentação técnica, evolução da ferramenta e suporte podem surpreender negativamente os gestores”, analisa Marcelo Francisco Bispo, CEO da Hayon, empresa que há quase dez anos oferece soluções para e-learning, gamification, ferramentas para a área de RH e análise de redução de custos. “As instituições devem ter foco em sua atividade-fim, pois elas perdem eficiência e rentabilidade quando não colocam a inteligência estratégica em ação”, avalia o executivo.

ti2Apesar disso, não existe uma resposta única para a questão sobre quando é melhor terceirizar e quando é preferível desenvolver internamente, acredita o presidente da Federação Nacional das Empresas de Informática, Edgar Serrano. Segundo ele, a melhor opção pode ser o “caminho do meio”, ou seja, ter uma solução híbrida. “A equipe interna, geralmente formada por analistas de negócios e sistemas, deve conhecer muito bem o negócio da empresa para orientar a equipe externa, que deverá se responsabilizar pelo desenvolvimento dos produtos”, explica Serrano.

Na Faculdade Israelita de Ciências da Saúde Albert Einstein, por exemplo, soluções criadas interna e externamente convivem de forma harmoniosa. “Tecnologia é essencial para nossa faculdade em todos os níveis. Claro que nada substitui um professor e um bom aluno, mas com um bom professor e um bom aluno, mais o uso adequado da tecnologia, é possível potencializar essa relação de forma muito intensa, mais dinâmica e mais efetiva”, destaca Alexandre Holthausen, diretor da graduação em Medicina e diretor acadêmico de ensino da instituição. “Temos softwares que foram desenvolvidos in house, programas adquiridos e até sistemas gratuitos”, explica Holthausen.

Na rede de instituições de ensino superior Ilumno, que conta com 13 IES na América Latina, entre elas a Universidade Veiga de Almeida (RJ) e o Centro Universitário Jorge Amado (BA), a orientação também é unir soluções de mercado com o desenvolvimento interno. “Nosso ERP é o SAP e o sistema de CRM é o Microsoft Dynamics, por exemplo. Entretanto, o setor de educação exige que tenhamos soluções próprias e por esse motivo desenvolvemos mais de 40 sistemas/aplicativos”, explica Arlindo Cardarett Vianna, presidente da Ilumno e da Unijorge, e reitor da Universidade Veiga de Almeida. Entre as ferramentas desenvolvidas pela rede estão aplicações para otimização de carga horária, gestão do portfólio, receita e orçamento. “Uma parcela grande do nosso esforço é voltada para promover a integração dos sistemas próprios com os sistemas de terceiros, e esse é o motivo do sucesso da nossa plataforma tecnológica”, acredita.

Suporte para a expansão
Com mais de 900 instituições de ensino utilizando suas soluções, e adotada por 45% das IES pesquisadas no levantamento feito pelo Semesp, a Totvs é uma das principais fornecedoras de ferramentas de TI para o setor educacional no Brasil. “Anteriormente, havia uma percepção, por parte das IES e também das mantenedoras voltadas para o ensino básico, de que educação não era e não podia ser tratada como um negócio. Por conta disso, os sistemas de gestão eram desenvolvidos dentro de casa, atendendo às especificidades de cada área, e não atuavam de forma integrada com o restante da instituição”, analisa Marcelo Cosentino, vice-presidente de Professional Services da Totvs. Segundo ele, com a chegada de gestores especialistas e com experiência em outras áreas de negócio, o uso de sistemas de gestão começou a ganhar força na área da educação. “O avanço do uso da tecnologia de mercado no setor está permitindo às instituições direcionarem os seus investimentos e esforços para a área de educação, conseguindo reduzir custos em desenvolvimento e manutenção dos antigos softwares internos e ainda melhorando seus processos com o uso de soluções integradas e já consolidadas no mercado”, afirma Cosentino.

“Antes de ingressar na Estácio, eu tinha uma visão ‘romântica’ de universidade, na qual figuravam apenas o aluno, o professor e um quadro-negro. No entanto, é impressionante a quantidade de tecnologia que temos em nosso negócio”, conta Fábio Henrique de Souza, diretor de tecnologia da Estácio. “Nossas plataformas educacionais são integralmente suportadas pelos mais diversos sistemas, sejam eles de nicho ou desenvolvidos internamente”, explica. De acordo com ele, a tecnologia não só permitiu expandir o modelo de negócio do presencial para a EAD de maneira sólida e rápida, como também modificou o patamar de reconhecimento da instituição.

Entre as tecnologias que abriram espaço para a maior utilização de ferramentas de terceiros, destaca-se a chamada computação na nuvem (cloud computing). “É uma alternativa econômica e estratégica, que melhor responde às necessidades dos dias atuais”, afirma Mariângela Ramos Fragão da Silva, gerente de suporte, relacionamento e arquitetura de soluções da Techware, empresa com 25 anos de atuação e que oferece ferramentas de RH para o setor de ensino superior.

Com forte atuação no setor de educação, a empresa Techne tem visto esse segmento crescer, em média, 25% ao ano. Sua oferta principal é o sistema Lyceum, conjunto de módulos que trabalham os processos relativos à vida acadêmica. Ele oferece e-commerce, gestão acadêmica, processos regulatórios (como Censo e Enade) e financeiros (como faturamento, gestão da inadimplência, gestão do Fies e recebimentos por meio da rede bancária ou cartão de crédito). “A terceirização do desenvolvimento promove as melhores práticas, requer um investimento menor e possibilita mais agilidade e foco no negócio da instituição”, acredita Fabio Cespi, diretor da área de educação da empresa.

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