Diante do cenário de incerteza, instituições investem em gestão educacional na nuvem para crescer

Há seis meses, a Apoena Educação substituiu sua estrutura de TI interna pelo Sistema de Gestão Educacional Lyceum Cloud. Conversamos com o gestor da equipe de tecnologia para conhecer os resultados da experiência

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*Apresentado por Lyceum

A definição do termo computação na nuvem, do inglês cloud computing, foi bastante difundida nos últimos anos e relaciona-se, em linhas gerais, às tecnologias que possibilitam não somente acesso remoto a softwares e arquivos, armazenados na internet, mas também à possibilidade de aquisição de outros serviços associados que trazem grande valor agregado. Essas soluções possibilitam que a instituição mantenha seu foco no negócio, terceirizando atividades que não estejam vinculadas ao seu core business.

Fundada em 1999, a Apoena Educação oferece cursos de capacitação para professores de educação básica, cursos técnicos de nível médio, graduação e pós-graduação. Com sede em Fortaleza (CE), tem unidades em Mossoró (RN), Macapá (AP) e Belém (PA).

Há seis meses, a empresa implantou uma novidade que, como afirma o gerente de Operações EAD, Glauber Menezes, “revolucionou” a gestão em educação. Ao trocar a estrutura de Tecnologia da Informação que era interna, por uma opção na nuvem, a Apoena passou a colher bons resultados. Abaixo estão enumerados 4 deles:

1. Redução na preocupação com problemas na área de tecnologia
“Com a mudança não nos preocupamos mais com a infraestrutura, licenciamento de softwares e servidores”, conta Menezes, que passou a delegar essas demandas ao serviço de cloud computing.
O contrato prevê o funcionamento pleno do sistema e, assim, a equipe local passou a dedicar atenção a outras tarefas da rotina da Apoena Educação. “No passado, como havia limitação nas licenças contratadas, tínhamos que gerenciar e planejar, por unidade, quantos computadores poderiam ou não acessar nosso sistema”, recorda-se o gestor, que comemora o fato de todo acesso atual ser web-based, ou seja, feito no próprio navegador de internet.

2. Diminuição nos gastos com equipe e infraestrutura de TI
O gerente explica que houve redução de 50% no pessoal que estava diretamente ligado à manutenção de servidores e desenvolvimento de estrutura de rede. “Conforme a demanda, esses profissionais eram subutilizados e, quando havia rotatividade no mercado, tínhamos dificuldade em treinar novos funcionários e adaptá-los à rotina”, comenta.
Menezes explica que ainda não é possível quantificar redução de gastos com a transição, já que existem custos equivalentes direcionados para a implantação do cloud computing, mas afirma que, se fossem utilizar estrutura própria, para ter a mesma qualidade de serviços, certamente o investimento seria muito mais alto.

3. O atendimento aos usuários melhorou
O serviço de acesso passou a ser mais flexível e remoto, podendo ser consultado de computadores fora da Apoena Educação. Como os problemas de infraestrutura causavam quedas nos sistemas, a qualidade e a experiência do usuário foram melhoradas. A escassez de serviços especializados devido à alta rotatividade, que causava custos com reposição, treinamento e curva de aprendizagem de pessoal também é um outro exemplo de melhoria de qualidade do pessoal técnico e de redução de custos.
“O sistema reúne as principais ferramentas necessárias para a gestão acadêmica e financeira de todas as áreas da instituição, além de integrar ações comerciais, controles de frequência dos alunos e das horas-aulas do professor”, explica o gerente, que frisa que, anteriormente, problemas devido à indisponibilidade dos serviços impactavam diversos setores e, em casos extremos, provocavam a interrupção de algumas atividades da instituição. Hoje a Apoena trabalha com uma taxa de disponibilidade acima de 99,9%.

4. A empresa ficou pronta para crescer
Como a contratação dos serviços de computação na nuvem é flexível, ficou mais fácil escalonar o crescimento. Segundo Menezes, “se a demanda de novos alunos aumentar, basta incluir e treinar novos usuários, sendo desnecessários novos investimentos em tecnologia”.
O gerente afirma que, para cumprir a meta de novos 5 mil alunos no EAD no ano 2018, a estrutura está pronta para crescer. “Com cloud computing, a estimativa de custos é previsível, o que permite um planejamento mais inteligente e otimizado”, conclui.

Para mais informações, acesse: www.lyceum.com.br

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